Caseload Converter – ein wichtiger Impuls für Sozialdienste

Im Thema der Falllast mischen sich fachliche Fragen zu Zielen und Qualität von Sozialberatung mit politischen Fragen zu Sozialhilfekosten, Fragen der Arbeitgebendenattraktivität mit Fragen gesunder und nachhaltiger Arbeitsverhältnisse. Die Winterthurer Studie zu den Auswirkungen der Reduktion der Fallbelastung in der Sozialberatung von 2021 hat in der Diskussion ein neues Kapitel aufgeschlagen, indem sie einer breiteren Öffentlichkeit aufgezeigt hat, wie vielschichtig das Thema Falllast ist und welche Chancen darin liegen, in eine professionelle Sozialberatung zu investieren. 

Ausgehend von der Winterthurer Studie haben die ZHAW Soziale Arbeit und das Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) im Auftrag der SKOS einen Rechner für nachhaltige Falllast und Personalbedarf in der Sozialhilfe entwickelt. Damit wurden die Erkenntnisse der Studie in eine praktische Anwendung zugunsten einer wirkungsorientierten Sozialberatung umgesetzt. Der «Caseload Converter» ermöglicht es Sozialdiensten, trotz unterschiedlicher Voraussetzungen und Ausstattungen, Aussagen über tatsächliche sowie ideale Falllasten machen zu können.

Hilfsmittel, um Fallbelastungen zu analysieren, sind an sich nicht neu. «Solche Tools gibt es schon lange», sagt Andreas Dvorak von socialdesign. «Verschiedene Fachhochschulen und auch private Beratende haben Modelle zur Fallsteuerung entwickelt.» Neu ist, dass das Projektteam mit dem Caseload Converter ein Tool geschaffen hat, das zum einen auf wissenschaftliche Erkenntnisse der Winterthurer Studie abstützt und zum anderen für alle interessierten Sozialdienste zugänglich ist, die Mitglied der SKOS sind. Der Caseload Converter soll es Sozialdienstleitenden ermöglichen, den Personalbedarf in ihrem Dienst zu ermitteln und ihnen wissenschaftsbasierte Argumente für die lokalpolitische Diskussion zur personellen Ausgestaltung liefern. Der Caseload Converter wurde im Mai 2024 freigegeben; bislang verwenden rund 16 Dienste das Tool.

Uns interessiert, wie der Caseload Converter in der Praxis angekommen ist und was die ersten Erfahrungen sind. Dabei interessieren uns Risiken und Chancen genauso, wie allfällige Bedürfnisse und Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Die Gespräche wurden einzeln geführt.

Unterstützung bei strategischer Planung

Auf die Frage nach den wichtigsten Gründen, sich als Sozialdienst zu beteiligen, antwortete Martin Amman, Abteilungsleiter Existenzsicherung der Stadt Schaffhausen: «Wir empfanden unsere Situation als unbefriedigend, wussten aber nicht wo ansetzen. Dabei haben wir nicht erwartet, dass uns der Caseload Converter eine Lösung für alle Probleme liefert, sondern waren eher neugierig, welche Themen man damit überhaupt angehen kann.»

Der direkte Vergleich mit anderen Sozialdiensten, eines der zentralen Anliegen des Caseload Converters, steht für die befragten Sozialdienste, zumindest aktuell, noch nicht im Vordergrund. Martin Amman: «Aufgrund der Daten, die ich eingebe, erhalte ich einen Bereich der Fallbelastung, der bei uns ideal wäre. Das macht den Vergleich mit anderen Diensten eigentlich überflüssig.» Viel wichtiger ist, dass das Instrument eine Grundlage für die Berechnung des benötigten Stellenetats liefert: «Für uns ist es hilfreich, dass wir die Stellenpensen, die wir von der Gemeinde erhalten, mit den Vorgaben des Caseload Converters vergleichen können. Wenn es um Stellenauf- oder –abbau geht, habe ich damit ein Instrument, mit dem ich auf strategischer Ebene argumentieren kann. Das hatte ich davor nicht», meint Isabel Büchler, Leiterin Soziales der Gemeinde Ingenbohl.

Aufstockungen sind zurzeit jedoch in Ingenbohl kein Thema. «Unsere Gemeinde hat sich schon vorher an der Winterthurer Studie orientiert, weshalb wir bereits heute entsprechende Pensenetats zur Verfügung haben», sagt Isabel Büchler. «Deshalb hatte der Caseload Converter bei uns keinen Paradigmenwechsel zur Folge. Aber es ist sicher ein Instrument, das ich verwenden werde, um unseren Stellenetat zu überprüfen.»

Eine Anpassung des Personalbestands steht zurzeit auch in Küssnacht nicht im Vordergrund: «Wir haben schon vorher etwa in dieser Bandbreite gearbeitet», erzählt Sozialdienstleiterin Jeanette Stalder Muff. «Aber mit dem Tool haben wir jetzt ein objektives Instrument zur Berechnung der Falllast und damit eine Bestätigung, dass wir uns damit in der richtigen Bandbreite bewegen. Das ist für mich sehr wichtig.»

Der Caseload Converter könne zudem Verläufe sichtbar machen: «Um Anliegen gegen aussen zu vertreten, kann es von Interesse sein, in welcher Bandbreite sich die Fallast innerhalb einer gewissen Zeitspanne bewegt hat. Dazu mache ich zum einen eine Auswertung im Sinne eines Controllings auf Ende Jahr, um zu sehen, wo wir mit unseren Ressourcen stehen. Und zum anderen eine Mitte Jahr, damit ich im Hinblick auf den Budgetprozess gezielt aufzeigen kann, ob und aus welchen Gründen ich allenfalls mehr Personalressourcen brauche, auch etwa im administrativen oder supportiven Bereich. Mittelfristig kann es für uns aber auch interessant sein, uns mit anderen Diensten zu vergleichen und zu sehen, mit welchen Zahlen sie rechnen und was sie vielleicht auch im Sinne der Qualität anders machen, etwa wie die Sachbearbeitung aufgestellt ist. Ich glaube, diese Fragen kommen erst noch.»

Die Vergleichbarkeit ist für Miryam Eser Davolio, Projektleiterin der ZHAW, durchaus ein wichtiger Aspekt: «Es gibt Kantone, die ein Interesse daran haben, vor allem in der Westschweiz. Die Kantone Waadt, Wallis und Jura haben historisch gewachsene Strukturen, die dazu führen, dass die regionalen Sozialen Dienste personell unterschiedlich ausgestattet sind. Sie möchten das gerne homogenisieren und auch begründen können, weshalb es einen Ausgleich braucht. Hier spielt der Vergleich schon eine Rolle.» Dabei sei wichtig, dass die Resultate einfach verständlich seien: «Die Berechnung ergibt am Schluss eine Bandbreite und man sieht, wo man steht. Das ist auch den politischen Gremien einfach zu vermitteln.»

Falllast vs. Fallverteilung

Nicht unbedingt geeignet ist der Caseload Converter für die interne Feinverteilung der Fälle. «Die einzelne fallführende Person kann aufgrund der Resultate nicht sehen, ob sie zu viele oder zu wenig Fälle hat. Dazu verwenden wir ein eigenes Schema», sagt Martin Amman. Dies sieht Isabel Büchler ähnlich: «Für die interne Verteilung ist die Flughöhe zu hoch und geht wenig ins Detail. Ich habe den Caseload Converter auch schon für einen Vergleich zwischen den einzelnen fünf Sozialarbeiter*innen angewendet. Ich hatte dann fünf Excel Tabellen, was leider nicht so handlich war. Unser internes Tool ist für diesen Zweck weniger aufwändig. Ich würde es begrüssen, wenn das künftig im Caseload Converter, der grundsätzlich sehr benutzerfreundlich und einfach zu handhaben ist, möglich wäre.»

Das steht jedoch für die Projektverantwortlichen nicht im Vordergrund: «Mit dem Caseload Converter die interne Fallverteilung steuern zu können, war nie unser Ziel. Der Sinn des Caseload Converters liegt eher auf der strategischen Ebene als auf der Feinverteilung der Fälle», erklärt Miryam Eser Davolio. «Es gibt zwar eine gewisse Gewichtung des Aufwands je nach Fallstruktur. So erhalten etwa Fälle im Flüchtlingsbereich oder mit jungen Erwachsenen eine höhere Gewichtung als andere Fälle, da es da mehr Ressourcen braucht. Aber auf die Ebene der Verteilung und Aufwändigkeit von Fällen gehen wir nicht. Zum einen gehen wir davon aus, dass sich das über die Gesamtfallzahlen eines Sozialdienstes wieder ausgleicht. Bei einer Weiterentwicklung des Caseload Converters würden wir eher in die Richtung gehen zu schauen, wie viele kaufmännische Mitarbeitende es im Verhältnis zu Sozialarbeitenden braucht.»

Argumente für Investitionen in die Sozialberatung  

Die gegenwärtigen Abwägungen um die Fallbelastung finden in einem Kontext statt, der einerseits von einem Rückgang sozialhilfeabhängiger Menschen, andererseits von einer Zunahme psychischer Erkrankungen geprägt ist. Andreas Dvorak: «Die Zahl von Klient*innen mit psychischen Problemen, die nicht alleine zurechtkommen, nimmt in den letzten Jahren stetig zu. Es ergibt keinen Sinn, von Sozialarbeitenden zu verlangen, solche Fälle abzuschliessen. Zum einen können sie das oft nicht, zum anderen droht damit der Drehtüreffekt. Was sie hingegen tun können, ist, den Selbstdeckungsgrad der Klient*innen zu verbessern.»  

Kann der Caseload Converter hier Unterstützung bieten? «Mit der vorgegebenen Falllast kann man eine gewisse Leistung erbringen, was die Begleitung von Menschen, die Integration in den Arbeitsmarkt oder Drittauszahlungen betrifft», glaubt Isabel Büchler. «Natürlich könnte man noch mehr erreichen, wenn man statt 50 Klient*innen nur 20 hätte. Das hiesse aber nicht unbedingt, dass sie schneller abgelöst würden. In der Sozialberatung ist es immer eine Abwägung, wie viel man investiert und was in der Selbstverantwortung der Klient*innen liegt. Mehr Investitionen bringen nicht immer bessere Resultate.» 

Für Jeanette Stalder Muff ist die wirtschaftliche Selbstständigkeit der Klient*innen ein wichtiges Ziel. «Gleichzeitig ist eine schnelle Ablösung in der Sozialhilfe nicht immer nachhaltig. Es geht auch darum zu verhindern, dass die Menschen in einen grauen Bereich abrutschen. Wirklich nachhaltige Integration in eine Stelle, wo sie langfristig gesund bleiben, ist wichtiger, als sie schnell von der Sozialhilfe abzulösen. Und genau das zeigen für mich die Winterthurer Studie und der Caseload Converter auch objektiv auf: dass es sich lohnt, in die Fallarbeit zu investieren und mit Klient*innen eine längerfristige Lebensperspektive aufzubauen, statt sie in eine prekäre Arbeitssituation zu vermitteln. Dazu braucht es genügend Beratungszeit.»

Employer Branding und nachhaltige Arbeitsverhältnisse

Sozialdienste haben oft Mühe, genügend passende Fachpersonen zu finden. Könnte der Caseload Converter hier eine Verbesserung bewirken? «Angehende Sozialarbeiter*innen wollen in einem Vorstellungsgespräch wissen, mit welcher Falllast sie rechnen müssen. Da schafft das Instrument eine gute Klarheit und ich kann der Person auch sagen, dass wir das regelmässig überprüfen», sagt Jeanette Stalder Muff. Dies sieht auch Isabel Büchler so: «Wenn wir die Fallast beziffern können, wirkt sich dies positiv aus. Oft sind es die Bewerbenden selbst, die das thematisieren. Mit dem Caseload Converter können wir die Belastung in einen Kontext setzen. Dass uns der Gemeinderat darin unterstützt, dass wir in dem vorgegebenen Bereich bleiben, ist ebenfalls wichtig.»

Fachkräfte zu finden, ist das eine. Genauso wichtig ist, sie halten zu können. Bietet der Caseload Converter Ansätze zu besserer Mitarbeitendenbindung? «Mit dem Caseload Converter kann man die Mitarbeiterzufriedenheit zwar nicht messen», sagt Jeanette Stalder Muff, «aber es gibt einen Zusammenhang, da eine dauernde Überbelastung zu Unzufriedenheit führen kann. Es ist mir daher wichtig, die Mitarbeitenden einzubeziehen und zu thematisieren, welche Zielgrösse ich anstrebe und warum. Durch den Caseload Converter kann man das sehr gut kontrollieren und im Blick behalten. So kann man auch begründen, wenn die Falllast einmal überschiesst. Damit hat der Caseload Converter durchaus auch eine positive Innenwirkung.» 

Die Winterthurer Studie spielte dabei eine wichtige Rolle. «Mit den 75 Fällen hat die Studie einen Marker gesetzt und gezeigt, dass es sich wirtschaftlich und finanziell lohnen kann, die Falllast zu senken. Damit können sich auch Themen wie Arbeitszufriedenheit, Arbeitsbelastung und Fluktuation verbessern.» Überlegungen zur Nachhaltigkeit von Arbeitsverhältnissen spielen auch für Isabel Büchler eine Rolle: «Innerhalb eines bestimmten Bereichs der Belastung zu bleiben, ist für die Gesundheit der Mitarbeitenden und für die Qualität der Arbeit wichtig. Das senkt auch wieder Kosten für die Gemeinde.» 

Dass mit dem Caseload Converter nun ein breit Abgestütztes Tool verfügbar ist, beurteilt Andreas Dvorak positiv: «Wenn die SKOS als Arbeitgeberorganisation mit einem politisch diversen, breit abgestützten Vorstand ein solches Tool für Sozialdienste empfiehlt, hat das einen hohen Stellenwert.» Das sehen auch die befragten Sozialdienstleitenden so: «Die SKOS ist eine anerkannte Einrichtung, genau wie auch die ZHAW, oder das Büro BASS. Da ist ein Stempel drauf, das hilft auf alle Fälle», meint Martin Amman.

«Eine hohe Glaubwürdigkeit zu erreichen, war ein wichtiges Ziel», sagt Miryam Eser Davolio. «Dazu trägt bei, dass sich zehn Kantone und fast 40 Sozialdienste an der Entwicklung beteiligt haben. Wir sind sehr froh, dass die SKOS die Federführung übernommen hat. Damit kann der Caseload Converter erstens für die ganze Schweiz inklusive Support zur Verfügung gestellt werden, und zweitens wird er so nicht kommerziell genutzt.»

Überprüfung und Weiterentwicklung

Die hohe Relevanz des Tools bringt eine grosse Verantwortung für die Verlässlichkeit mit sich: «Die Umrechnungsparameter müssen immer wieder überprüft werden, damit sie brauchbar sind», ist Andreas Dvorak überzeugt. «Der Caseload Converter müsste aus meiner Sicht jährlich für alle Regionen überprüft werden, um die aktuellen Gegebenheiten abzubilden.»

Miryam Eser Davolio bestätigt, dass Überprüfungen vom Projektteam vorgesehen sind. «Da ist die SKOS dran, zusammen mit dem Büro BASS, das dazu einen Auftrag hat. Im Moment hat sich das jedoch noch nicht aufgedrängt, da wir eine umfangreiche Erprobungsphase mit vier Zyklen durchgeführt haben.»

Unerwünschte Nebeneffekte

Der Caseload Converter wurde nicht überall vorbehaltslos aufgenommen. «Es gab die Kritik, das sei ein neoliberales Tool», berichtet Miryam Eser Davolio. «Besonders aus der Westschweiz kam der Einwand, der Caseload Converter diene nur den Sozialdienstleitenden und gewichte den Zeitbedarf einzelner Sozialarbeitender nicht. Das war jedoch gar nie unser Anspruch. Wir haben eine Objektivierung auf der strategischen Ebene angestrebt, weil wir glauben, dass eine Denkweise, die auf den individuell sozialarbeiterischen Bedarf abzielt, auf politischer Ebene nicht funktioniert. Damit verfolgen wir kein neoliberales Programm, im Gegenteil!»

Könnte der Vergleich von Sozialdiensten dazu führen, dass bei manchen der Stellenetat gekürzt wird, weil andere Dienste weniger Mittel brauchen? «Der Caseload Converter könnte aufzeigen, dass die Falllast zu tief ist», glaubt Jeanette Stalder Muff. «Das wäre ein Argument dafür, mittelfristig Stellenprozente abzubauen.» Martin Amman glaubt jedoch nicht, dass diese Gefahr im Moment besteht: «Die Dienste sind im Wesentlichen nicht so gut personell ausgestattet, dass Kürzungen ein Thema werden, im Gegenteil. Andererseits wäre es auch berechtigt, dass man den Stellenetat senkt, wenn die Fallzahlen zurück gehen. Ich habe das aber bisher nie erlebt.»

Für Andreas Dvorak hat diese Gefahr nicht unbedingt mit einem Tool wie dem Caseload Converter zu tun. «Es gibt Fälle, in denen vier oder fünf Gemeinden untersucht wurden und sich gezeigt hat, dass die Leitungsprozente überall verschieden waren. Am Schluss haben die politischen Instanzen unter Spardruck die Mittel vom Schreibtisch aus verteilt, ohne etwa zu berücksichtigen, dass Leitungsrollen lokal unterschiedlich ausgestaltet waren. Das kann auch ein Tool wie der Caseload Converter nicht verhindern.»

«Wir denken, wenn wir politische Kreise über das linke Spektrum hinaus überzeugen wollen, so wie das im Winterthur gelungen ist, braucht es Argumente, die auf allen Ebenen funktionieren. Uns ist bewusst, dass der Caseload Converter in der aktuellen Situation, wo Sozialhilfezahlen teilweise sinken, dazu benutzt werden könnte, Stellen abzubauen. Dieses Risiko ist allerdings nicht gross. Qualifizierte Sozialarbeitende zu finden ist schwierig, deshalb möchte man gute Mitarbeitende halten, vor allem bei einem vorübergehenden Rückgang.»

Interviewpartner*innen