Mitarbeiter*in Administration

Der Internationale Sozialdienst Schweiz (SSI Schweiz) ist eine NGO und die Schweizer Zweigstelle des International Social Service (ISS), ein globales Netzwerk von  Kinderrechtsorganisationen, welches in rund 120 Ländern aktiv ist. Wir bieten Kindern, Familien und Migrant*innen, welche im transnationalen Kontext mit sozialen und rechtlichen Problemen konfrontiert sind, unsere Unterstützung an (www.ssi-schweiz.org).   

Der SSI vermittelt zwischen den Begünstigten und den Behörden im In- und Ausland, berät zum internationalen Rechtsrahmen und/oder unterstützt bei der Kontaktaufnahme zwischen Familienmitgliedern.  Der Schwerpunkt liegt dabei beim transnationalen Kindes- und Erwachsenenschutz.  

Für unsere Zweigstelle in der Deutschschweiz schaffen wir eine neue Stelle für die administrativen Aufgaben und suchen eine*n  engagierte*n 

Mitarbeiter*in Administration (40-50%)

Ihre Aufgaben:  

Telefondienst und Sekretariat: 

• Entgegennahme von Anfragen per Telefon, per Post oder ans Sekretariatsmail 

• Erfassung und Nachbereitung der Anfragen 

Verantwortung Administration 

• Gewährleisten einer übersichtlichen und stets aktuellen Ablage 

• Unterstützung bei der Kontaktverwaltung 

• Verwaltung des Büromaterials 

• Teilaufgaben Buchhaltung/Rechnungswesen, Führung der Kasse 

• Administrative Organisation bei Ein- und Austritt von Mitarbeitenden 

• Korrespondenz mit der Verwaltung und Untermieter der Büroräumlichkeiten 

• Administration im Auftrag der Leitung 

• Unterstützung bei Eventorganisation und –administration 

• Diverses: Organisation Archiv, Einkäufe, Entsorgung etc. 

• Nach Möglichkeit: Technischer Support für die Mitarbeitenden bezüglich Einrichtens und Wartung von Telefon/Computer/Drucker 

Administrative Unterstützung der Mitarbeitenden und in der Fallführung 

• Administrative Unterstützung bei der Dossierführung 

• Erfassen von Anfragen im Klient*innen-Erfassungssystem  

• Terminkoordination, Erstellen von Zoom-Meetings 

• Führen von Protokollen, Mitarbeit in der Ablage und Speicherung von Informationen 

• Überarbeiten von Texten und Publikationen 

• Erfassen von Übersetzungen mit dem Tool “DeepL pro” 

• Erfassen von Korrespondenz